Das Grundproblem: Kapazität ist nicht linear
Handwerksbetriebe denken beim Auftragsstapel selten in Kapazitäten. Man denkt in Aufträgen: "Wir haben sechs Aufträge laufen." Aber sechs Aufträge sagen nichts darüber aus, ob das mit der verfügbaren Mannschaft zu stemmen ist — denn Aufträge unterscheiden sich in Umfang, Materialverfügbarkeit, Wetterabhängigkeit und Qualifikationsanforderung.
Kapazitätsplanung denkt in Stunden: Wie viele produktive Mitarbeiterstunden stehen pro Woche zur Verfügung? Wie viele Stunden brauchen die laufenden und geplanten Aufträge? Ist der Saldo positiv oder negativ?
Kapazität berechnen: der erste Schritt
Produktive Kapazität ist nicht gleich Anwesenheitszeit. Folgende Abzüge sind realistisch:
- Urlaub und Feiertage: ca. 15–20 %
- Krankheit und Ausfall: realistisch 5–8 % je nach Betrieb und Branche
- Anfahrts- und Rüstzeiten: 8–12 % je nach Einsatzgebiet
- Verwaltung und Besprechungen: 3–5 %
Ergebnis: Von 40 Stunden Anwesenheit pro Mitarbeiter sind realistisch 28–32 Stunden produktiv einsetzbar. Bei 5 Mitarbeitern: 140–160 Stunden/Woche. Wer mehr Auftragsaufwand einplant, baut Verzögerung ein — systematisch und unvermeidbar.
Beispiel Malerbetrieb: 4 Gesellen + 1 Lehrling, Lehrling zählt mit 50 % Produktivität. Wöchentliche Kapazität: (4 × 30) + (1 × 15) = 135 h. Laufende Aufträge: Altbausanierung 120 h Restaufwand, Neubauarbeiten 200 h geplant. Summe: 320 h.
Bei 135 h/Woche: 2,4 Wochen Puffer bis alle laufenden Aufträge abgeschlossen sind. Neue Aufträge können also frühestens in 2–3 Wochen starten — nicht "nächste Woche" wie dem Kunden am Telefon versprochen.
Das Ergebnis: Wer das einmal ausgerechnet hat, hört auf, Termine aus dem Bauch zu sagen.
Puffer einplanen: Der wichtigste Rat
Kein Handwerksbetrieb, der nach Plan arbeitet, arbeitet wirklich exakt nach Plan. Materiallieferungen verzögern sich, ein Gewerk davor ist noch nicht fertig, Schlechtwetter stoppt Außenarbeiten, ein Mitarbeiter meldet sich krank. Diese Ereignisse sind keine Ausnahme — sie sind die Regel.
Wer Puffer einkalkuliert, schützt Termine. Die Faustregel: Für jeden geplanten Auftrag 10–15 % Zeitpuffer addieren — ohne diesen dem Kunden zu nennen. Der Kunde bekommt den Termin mit Puffer. Läuft alles glatt, wird der Auftrag früher fertig: positiver Effekt. Kommt es zu einem Problem, wird der Termin trotzdem gehalten: kein negativer Effekt. Wer keinen Puffer einplant, schenkt sich selbst systematisch Terminprobleme.
Digitale vs. analoge Planung: Was wirklich wichtig ist
Die Frage "Excel oder Software?" ist sekundär. Wichtiger ist: Wird die Planung überhaupt gemacht — und wird sie konsequent gepflegt? Ein Whiteboard, das täglich aktualisiert wird, ist besser als eine Softwarelizenz, die niemand nutzt.
Analoge Systeme (Whiteboard, Tafeln, Wochenpläne an der Wand) haben einen echten Vorteil: du bist sichtbar für alle. Jeder Mitarbeiter sieht auf einen Blick, welche Aufträge laufen und wo er eingeplant ist. Das reduziert Rückfragen und schafft Eigenverantwortung.
Digitale Systeme (Trello, Asana, oder spezialisierte Handwerkersoftware) haben Vorteile bei mobilen Teams, mehreren Baustellen gleichzeitig, und wenn Dokumentation und Kommunikation integriert werden sollen. Der Übergang lohnt, wenn das Volumen über 5 parallele Aufträge geht.
Die häufigsten Planungsfehler
Zu kurze Terminzusagen: "Wir fangen nächste Woche an" ohne Kapazitätsprüfung. Das ist die häufigste Ursache für Terminprobleme — kein schlechter Wille, sondern fehlende Datengrundlage beim Zusagen.
Kein Puffer für Materiallieferung: Materialbestellung wird erst ausgelöst, wenn der Auftrag startet. Bei 2–5 Werktagen Lieferzeit entsteht automatisch ein Startverzug.
Abhängigkeiten nicht einplanen: Auftrag B kann erst starten, wenn Auftrag A abgeschlossen ist — aber Auftrag A ist schon in Verzug. Diese Kettenreaktion ist vermeidbar, wenn Abhängigkeiten sichtbar gemacht werden.
Plan nur im Kopf des Chefs: Wenn nur der Chef weiß, welcher Mitarbeiter wo ist und warum, führt jede Urlaubswoche oder Erkrankung des Chefs zu Chaos. Planung muss dokumentiert und für das Team sichtbar sein.
Auftragsplanung ist keine Bürokratie — sie ist das Werkzeug, mit dem Handwerksbetriebe zuverlässig liefern, Mitarbeiter sinnvoll einsetzen und Termine halten, die sie gegeben haben. Wer einmal angefangen hat, in Kapazitätsstunden zu denken, versteht schnell: Die meisten Terminprobleme entstehen nicht auf der Baustelle — sie entstehen beim Zusagen.