Verwaltungs-Digitalisierung · Mittelstand
Wenn der Stundenzettel
immer noch ist.
In vielen Betrieben stecken heute noch Stunden pro Woche in Abläufen, die sich 1:1 digitalisieren lassen. Nicht weil niemand will — sondern weil nie jemand die drei Wochen hatte, es anzufassen. Ich mache das in 6 Wochen. Drei Formulare. Messbare Zeitersparnis.
Warum ich das kenne
Ich sehe es täglich.
In mittelständischen Betrieben sehe ich immer wieder dasselbe: Papier-Prozesse, die niemand gerne anfasst, weil sie „immer schon so waren". Die Branchen unterscheiden sich — die Muster sind überall gleich.
02 — Die 8 teuersten Papier-Prozesse
Was täglich kostet —
ohne dass jemand es sieht.
Diese acht Vorgänge tauchen in fast jedem produzierenden Mittelstandsbetrieb auf. Nicht als Katastrophe — aber als stiller Effizienz-Abfluss. Zusammen kostet das pro Monat mehr als der Sprint.
Transparenz-Hinweis
Ich beschreibe diese Muster aus eigener Beobachtung in einem 600-MA-Betrieb. Alle Beispiele sind anonymisiert und verallgemeinert. Betriebsinterna nenne ich nicht — das ist NDA-Pflicht, die ich ernst nehme. Was ich dir sagen kann: Die Muster sind real, und sie treffen Betriebe deiner Größe.
Ich nenne weder Betrieb noch Zahlen aus meinem Arbeitgeber-Kontext — nur die Struktur der Probleme.
P — 01
Stundenzettel & Arbeitszeiten
Zettel von der Baustelle, Excel im Büro, am Monatsende wird alles händisch übertragen. Fehlt ein Zettel, ruft jemand hinterher.
Jeden Monat neu abgetipptP — 02
Urlaubsanträge
Outlook-Kalender plus eine Excel-Liste im Büro. Resturlaub: wer weiß das schon? Korrekturen zum Jahresende kosten extra Zeit.
Muss händisch abgeglichen werdenP — 03
Krankmeldungen & Abwesenheiten
Anruf morgens um sieben, Notiz auf dem Block, später vielleicht in den Kalender. Wer heute wirklich da ist, weiß nur, wer zufällig am Telefon war.
Kein verlässlicher ÜberblickP — 04
Reisekosten & Belege
Excel-Tabelle, abfotografierte Belege per Mail, manuelle Prüfung in der Buchhaltung. Durchlaufzeit: 2–4 Wochen. Mitarbeiter fragen zwei Mal nach, bevor die Erstattung kommt.
Ø 2,5 h pro AbrechnungP — 05
Eingangsrechnungen freigeben
Rechnung kommt per Mail, wird ausgedruckt, wandert auf den Schreibtisch und wartet auf eine Unterschrift. Die Skonto-Frist läuft derweil weiter.
Skonto verfällt unbemerktP — 06
Anschaffungen freigeben
Größere Anschaffung: Angebot per Mail, Rückfrage per Mail, Freigabe per Mail. Wer wann was entschieden hat, steht nirgends.
Entscheidung nicht nachvollziehbarP — 07
Angebote & Nachträge
Das Angebot entsteht abends, der Nachtrag wird vor Ort mündlich vereinbart und nirgends festgehalten. Bei der Abrechnung fehlt der Nachweis.
Nachträge gehen verlorenP — 08
Material & Bestellungen
Bestellung per Zuruf, Lieferschein im Auto, Rechnung drei Wochen später. Ob das Material auf den richtigen Auftrag gebucht wurde, weiß niemand sicher.
Kosten landen nicht am Auftrag03 — Quick-Wins-Sprint
3 Prozesse.
Live.
Kein Jahres-Projekt, kein Berater der dir erstmal drei Monate Analyse verkauft. Wir picken die drei Prozesse mit dem größten Sofort-Effekt, bauen digitale Formulare mit automatischen Workflows — und dann ist es live.
Kick-off (Woche 1)
Halbtag vor Ort. Ich sehe mir deine drei teuersten Papier-Prozesse an, befrage die Leute die damit täglich arbeiten — nicht die Geschäftsführung — und definiere was wir anpacken.
Bau (Wochen 2–4)
Ich baue die digitalen Formulare und Workflows. Wöchentliches Loom-Update, kein Meeting-Overhead. Du siehst was entsteht, bevor ich deploye.
Test + Übergabe (Woche 5–6)
Pilotbetrieb mit einer Abteilung. Feedback einarbeiten. Dann volle Übergabe mit Anleitung — kein Vendor-Lock, du kannst alles selbst pflegen.
Quick-Wins-Sprint
3 Formulare.
Messbar weniger Papier.
Alles inklusive: Analyse, Bau, Test, Übergabe, Anleitung. Kein versteckter Stundenaufwand danach.
- Bis zu 3 digitale Formulare
- Automatische Genehmigungsworkflows
- Mobile-tauglich, kein App-Install
- Halbtag Vor-Ort-Kick-off
- Dokumentation für dein Team
- 6 Wochen Festpreis
Fördermöglichkeiten prüfen wir vorher
Förderung: vorher prüfen
Für Beratungs- und Digitalisierungsvorhaben gibt es Zuschussprogramme von Bund und Ländern — welche greifen, hängt vom Vorhaben, der Betriebsgröße und dem Bundesland ab, und die Programme ändern sich laufend. Was in deinem Fall in Frage kommt, schauen wir uns vorher gemeinsam an. Wichtig in jedem Fall: Der Antrag muss vor der Auftragsvergabe gestellt werden — im Nachhinein geht nichts mehr.
Was ich nicht mache
Ich verkaufe kein ERP, keine Lizenz, keine monatliche Plattformgebühr. Was gebaut wird, gehört dir vollständig. Ich verdiene an der Arbeit, nicht am Lock-in.
04 — Erstgespräch
30 Minuten.
Im Erstgespräch schauen wir ob dein Betrieb zu dem passt was ich mache — und ob ich der Richtige dafür bin. Ich stelle dir mehr Fragen als du mir. Kein Angebot, kein Druck, kein Folgetermin ohne deine Initiative.
Was ich wissen will
Welcher Prozess kostet euch aktuell am meisten Zeit? Wie viele Leute sind beteiligt? Was habt ihr schon probiert? Komm mit einem konkreten Beispiel — das macht das Gespräch sofort produktiv.
Alternativ: Direkt Mail an hallo@julianweisel.de mit zwei Sätzen zu eurem größten Papier-Problem. Ich antworte innerhalb von 24 Stunden.