Verwaltungs-Digitalisierung · 200–600 MA

Wenn ihr Reisekosten immer
noch per Papier abrechnet.

In 200–600-MA-Betrieben stecken heute noch Stunden pro Woche in Workflows, die sich 1:1 digitalisieren lassen. Nicht weil niemand will — sondern weil nie jemand die drei Wochen hatte, es anzufassen. Ich mache das in 6 Wochen. Drei Formulare. Messbare Zeitersparnis. Förderfähig bis 50 %.

~3 h Zeitverlust pro Vorgang, typisch
6 Wo. bis erste Formulare live sind
50 % Förderung Digitalbonus.RLP möglich

Warum ich das kenne

Ich sehe es täglich.

Ich arbeite als Werkstudent in der IT bei einem regionalen Wohnmobil-Hersteller mit rund 600 Mitarbeitenden. Was ich dort jeden Tag sehe: Papier-Prozesse, die niemand gerne anfasst, weil sie „immer schon so waren". Details unter NDA — aber die Muster sind überall gleich.

Erstgespräch — kostenlos, 30 Min

02 — Die 8 teuersten Papier-Prozesse

Was täglich Stunden kostet —
ohne dass jemand es sieht.

Diese acht Vorgänge tauchen in fast jedem produzierenden Mittelstandsbetrieb auf. Nicht als Katastrophe — aber als stiller Effizienz-Abfluss. Zusammen kostet das pro Monat mehr als der Sprint.

Transparenz-Hinweis

Ich beschreibe diese Muster aus eigener Beobachtung in einem 600-MA-Betrieb. Alle Beispiele sind anonymisiert und verallgemeinert. Betriebsinterna nenne ich nicht — das ist NDA-Pflicht, die ich ernst nehme. Was ich dir sagen kann: Die Muster sind real, und sie treffen Betriebe deiner Größe.

Ich nenne weder Betrieb noch Zahlen aus meinem Arbeitgeber-Kontext — nur die Struktur der Probleme.

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Reisekostenabrechnung

Excel-Tabelle, eingescannte Belege per Mail, manuelle Prüfung in der Buchhaltung. Durchlaufzeit: 2–4 Wochen. Mitarbeiter fragen zwei Mal nach, bevor die Erstattung kommt.

Ø 2,5 h pro Abrechnung

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Bedarfsanforderungen

Kein Formular, keine klare Zuständigkeit. Anforderung geht per E-Mail an die falsche Abteilung, wird weitergeleitet, liegt dann drei Tage unbearbeitet weil der Zuständige im Urlaub ist.

Status unklar bis Abschluss

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CAPEX-Anträge

Word-Vorlage, Dateiname enthält das Quartal, wird manuell per Mail durch die Genehmigungsstufen geschickt. Ohne Versionskontrolle — wer hat zuletzt gespeichert?

Fehleranfällig bei jeder Stufe

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Dienstreise-Anträge

Papierformular mit 4 Unterschriften. Teamleiter ist nicht da, Antrag liegt auf dem Schreibtisch. Buchung verzögert sich, Preise steigen.

Ø 4 Tage Vorlaufzeit nötig

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Geschenke-Genehmigungen

Compliance verlangt Freigabe ab Schwellenwert X. Wer fragt, schickt eine E-Mail ins Blaue. Kein Audit-Trail, kein einheitliches Schwellenwert-Wissen in der Belegschaft.

Compliance-Risiko ohne Trail

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Lieferanten-Neuanlage

Daten mehrfach eintippen: einmal ins ERP, einmal ins Einkaufssystem, einmal als Excel-Liste. Fehler entstehen beim dritten Mal. Kreditprüfung per PDF-Anhang per Mail.

3× manuell eingeben

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Urlaubsanträge

Outlook-Kalender plus manuelle Excel-Liste in der Personalabteilung. Resturlaubs-Stand: wer weiß es wirklich? Jahresabschluss-Korrekturen kosten extra Zeit.

Manuell synchronisieren nötig

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Scrapping / Verschrottung

Aussonderung läuft über Papier-Formular, das irgendwo abgelegt wird. Kein lückenloser Audit-Trail für Wirtschaftsprüfer oder Behörden-Anfragen. Suche dauert Stunden.

Kein digitaler Nachweis

03 — Quick-Wins-Sprint

3 Prozesse.
6 Wochen.
Förderfähig.

Kein Jahres-Projekt, kein Berater der dir erstmal drei Monate Analyse verkauft. Wir picken die drei Prozesse mit dem größten Sofort-Effekt, bauen digitale Formulare mit automatischen Workflows — und dann ist es live.

1

Kick-off (Woche 1)

Halbtag vor Ort. Ich sehe mir deine drei teuersten Papier-Prozesse an, befrage die Leute die damit täglich arbeiten — nicht die Geschäftsführung — und definiere was wir anpacken.

2

Bau (Wochen 2–4)

Ich baue die digitalen Formulare und Workflows. Wöchentliches Loom-Update, kein Meeting-Overhead. Du siehst was entsteht, bevor ich deploye.

3

Test + Übergabe (Woche 5–6)

Pilotbetrieb mit einer Abteilung. Feedback einarbeiten. Dann volle Übergabe mit Anleitung — kein Vendor-Lock, du kannst alles selbst pflegen.

Quick-Wins-Sprint

3 Formulare.
Messbar weniger Papier.

Alles inklusive: Analyse, Bau, Test, Übergabe, Anleitung. Kein versteckter Stundenaufwand danach.

  • Bis zu 3 digitale Formulare
  • Automatische Genehmigungsworkflows
  • Mobile-tauglich, kein App-Install
  • Halbtag Vor-Ort-Kick-off
  • Dokumentation für dein Team
  • 6 Wochen Festpreis
9.900 €
Netto · Festpreis
ggf. 4.950 € nach Digitalbonus.RLP

Digitalbonus.RLP — 50 % Förderung

Betriebe in Rheinland-Pfalz können 50 % des Projektwerts, bis max. 10.000 €, über Digitalbonus.RLP fördern lassen. Das bedeutet: Quick-Wins-Sprint für effektiv 4.950 € netto. Antrag muss vor Auftragsvergabe gestellt werden — ich begleite das ohne Aufpreis.

Was ich nicht mache

Ich verkaufe kein ERP, keine Lizenz, keine monatliche Plattformgebühr. Was gebaut wird, gehört dir vollständig. Ich verdiene an der Arbeit, nicht am Lock-in.

04 — Erstgespräch

30 Minuten.
Kostenlos.
Kein Pitch.

Im Erstgespräch schauen wir ob dein Betrieb zu dem passt was ich mache — und ob ich der Richtige dafür bin. Ich stelle dir mehr Fragen als du mir. Kein Angebot, kein Druck, kein Folgetermin ohne deine Initiative.

Was ich wissen will

Welcher Prozess kostet euch aktuell am meisten Zeit? Wie viele Leute sind beteiligt? Was habt ihr schon probiert? Komm mit einem konkreten Beispiel — das macht das Gespräch sofort produktiv.

Termin buchen — cal.com/weisel Lieber per Mail

Alternativ: Direkt Mail an hallo@julianweisel.de mit zwei Sätzen zu eurem größten Papier-Problem. Ich antworte innerhalb von 24 Stunden.