Die Frist, die kaum jemand auf dem Zettel hat
Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Das war die Stufe, über die alle geredet haben. Das Bundesfinanzministerium schreibt dazu unmissverständlich, dass es dafür keine Übergangsfrist gibt.[1]
Die zweite Stufe ist die teurere, und über die redet fast niemand: Ab dem 1. Januar 2027 musst du E-Rechnungen auch ausstellen — wenn dein Umsatz im Vorjahr über 800.000 € lag. Ab dem 1. Januar 2028 gilt das für alle, ohne Grenze.[1]
Der Punkt, an dem die meisten vorbeilesen: Maßgeblich ist der Vorjahresumsatz. Für die Pflicht ab 1. Januar 2027 ist das dein Umsatz aus 2026 — also das Jahr, das gerade läuft. Ob dich die Pflicht trifft, entscheidet sich in diesen Monaten, nicht erst im Dezember 2026.
Wer wann muss
| Zeitraum | Empfangen | Ausstellen |
|---|---|---|
| ab 1.1.2025 | Pflicht, ohne Übergang | frei — Papier und PDF weiter erlaubt |
| 2026 | Pflicht | frei |
| 2027 | Pflicht | Pflicht bei Vorjahresumsatz über 800.000 € bis 800.000 €: weiter frei |
| ab 1.1.2028 | Pflicht | Pflicht für alle |
Rechtsgrundlage ist § 14 UStG[2]; die Übergangsregelungen stehen in § 27 Abs. 38 UStG.[3] Ein EDI-Verfahren, das die Anforderungen an eine E-Rechnung nicht ohnehin erfüllt, darfst du noch bis zum Ablauf des Jahres 2027 nutzen.[1]
Eine PDF-Rechnung ist keine E-Rechnung
Das ist der häufigste Irrtum, und er kostet Zeit, weil er die Umstellung um Monate verzögert. Eine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes ist ein strukturierter Datensatz, den eine Software ohne Zwischenschritt auslesen kann — etwa XRechnung oder ZUGFeRD im hybriden Format. Ein PDF ist ein Bild von einer Rechnung. Für einen Menschen lesbar, für ein System nicht.
Wenn du heute PDFs per Mail verschickst, hast du die Ausstellung nicht gelöst. Du hast sie nur digital verpackt.
Was du jetzt klären solltest
Vier Fragen, mehr nicht. Sie kosten dich einen Nachmittag.
- Wie hoch war dein Umsatz 2025 — und wo läufst du 2026 hin? Liegst du in der Nähe der 800.000 €, entscheidet das laufende Jahr über deine Frist. Machst du das nicht: Du erfährst im Januar 2027 von deinem Steuerberater, dass du seit drei Wochen falsch fakturierst.
- Kann deine Rechnungssoftware XRechnung oder ZUGFeRD ausgeben? Nicht „kann sie E-Mail" — sondern das Format. Frag beim Anbieter nach, schriftlich. Machst du das nicht: Du merkst im Dezember, dass dein Programm es nicht kann, und stehst mit allen anderen gleichzeitig beim gleichen Anbieter in der Schlange.
- Wie kommen eingehende E-Rechnungen bei dir an? Die Empfangspflicht gilt seit Anfang 2025. Wenn ein Lieferant dir heute eine XRechnung schickt, muss sie ankommen und aufbewahrt werden. Machst du das nicht: Vorsteuerabzug wird zum Streitpunkt bei der nächsten Prüfung.
- Wer bei euch drückt am Ende den Knopf? Eine Umstellung ohne Zuständigen bleibt liegen. Machst du das nicht: siehe Punkt 2, nur mit mehr Beteiligten.
Die ehrliche Einordnung: Für die meisten Betriebe unter 800.000 € Umsatz ist bis Ende 2027 nichts zu tun, was die Ausstellung angeht. Wer aber ohnehin gerade über neue Buchhaltungssoftware nachdenkt, sollte die Frage jetzt stellen und nicht 2027 — dann ist es eine Auswahl, keine Notoperation.
Was das mit deinen Prozessen macht
Der eigentliche Gewinn liegt nicht in der Pflichterfüllung. Eine strukturierte Rechnung lässt sich automatisch prüfen, zuordnen und buchen. Betriebe, die das sauber aufsetzen, sparen den Weg „PDF öffnen, abtippen, ablegen" — dreimal pro Rechnung, jeden Monat.
Betriebe, die es als lästige Pflicht abarbeiten, bauen sich einen zweiten Weg neben dem alten und haben danach zwei.
Quellen
- [1] Bundesfinanzministerium — Fragen und Antworten zur obligatorischen E-Rechnung
- [2] § 14 UStG — Ausstellung von Rechnungen
- [3] § 27 UStG — Allgemeine Übergangsvorschriften (Abs. 38)
Alle Angaben nach dem Stand vom 3. September 2026 an den genannten Quellen geprüft. Das ist keine Steuer- oder Rechtsberatung — für deinen Einzelfall ist deine Steuerberatung zuständig.